für und mit unseren kunden
Bei Geiger Digital Solutions entwickeln wir unsere Produkte nicht im stillen Kämmerlein, sondern für und mit unseren Kunden. Das heißt: Wir hören zu, schauen genau hin, wie in Lager, Einkauf und Buchhaltung tatsächlich gearbeitet wird, und fragen uns dann, an welchen Stellen unsere Software den Menschen mehr abnehmen kann.
ein erp ist keine simple angelegenheit
Machen wir uns nichts vor: Ein ERP-System ist komplex. Artikelstämme, Lieferantenkonditionen, Kunden, Bestände, Preise, Belege – alles hängt miteinander zusammen. Wer behauptet, das ließe sich mit drei Klicks und einem hübschen Dashboard erledigen, verkauft entweder etwas anderes oder hat noch nie ein echtes Lager von innen gesehen. Und ehrlich gesagt: Wir haben auch keinen Bock auf simpel. Simpel heißt oft, dass Funktionen fehlen, Sonderfälle nicht abgebildet werden und am Ende doch wieder die Excel-Liste neben dem System liegt. Unsere Kunden haben echte Anforderungen, und die wollen wir vollständig abbilden. Aber: Die Komplexität gehört ins System. Nicht auf den Schreibtisch der Menschen, die damit arbeiten.
beispiel 1: wareneingang, wie er klassisch aussieht
Die Lieferung ist da, der Lieferschein liegt auf dem Tisch. Jetzt beginnt die Handarbeit. Der Artikel wird im System gesucht, die gelieferte Menge dazugebucht, der Lieferantenpreis geprüft und gegebenenfalls angepasst, das Lieferdatum eingetragen. Dann kommt die nächste Position. Und die nächste. Bei einem Lieferschein mit 25 Positionen heißt das: 25 Mal suchen, tippen, kontrollieren. Das kostet nicht nur Zeit, es ist auch fehleranfällig. Ein Zahlendreher bei der Menge, eine verwechselte Artikelnummer, ein veralteter Einkaufspreis – und schon stimmen Bestände und Kalkulation nicht mehr. Bemerkt wird das oft erst Wochen später, bei der Inventur oder wenn die Marge plötzlich nicht mehr passt.
beispiel 1: wie es besser geht
Statt jede Position abzutippen, wird der Lieferschein oder die Rechnung des Lieferanten einfach eingelesen. Das System übernimmt die Informationen direkt aus dem Beleg. Dem Benutzer bleibt maximal noch eine Aufgabe: Taucht eine Artikelnummer des Lieferanten zum ersten Mal auf, ordnet er sie der eigenen, internen Artikelnummer zu. Und auch das nicht per Suchen und Tippen, sondern über eine Vorschlagsliste, aus der er den passenden Artikel auswählt. Das Entscheidende: Diese Verknüpfung passiert nur ein einziges Mal. Beim nächsten Beleg dieses Lieferanten ist die Zuordnung bereits bekannt. Je länger man mit dem System arbeitet, desto seltener muss überhaupt noch eingegriffen werden.
beispiel 2: rechnungserstellung, wie sie klassisch aussieht
Auf der anderen Seite des Geschäfts sieht es oft nicht besser aus. Eine Rechnung soll raus, und das System schickt einen erst einmal durch eine Abfolge von Masken. Zuerst den Rechnungsempfänger auswählen oder neu eintragen. Danach die Produkte oder Services einzeln hinzufügen. Dann Texte formulieren, Bedingungen festlegen, weiterklicken. Wer zwischendurch merkt, dass etwas fehlt oder nicht stimmt, springt zurück und fängt an zu suchen. Dieser Ablauf folgt der Logik der Datenbank, nicht der Logik der Menschen, die die Rechnung schreiben. Denn die wissen in der Regel längst, was draufgehört. Sie müssen es dem System nur mühsam Schritt für Schritt beibringen.
beispiel 2: wie es besser geht
Bei uns gibt es dafür eine Übersichtsseite, auf der alles Wichtige auf einen Blick zu sehen ist: Empfänger, Produkte und Services, Formulierungen und Bedingungen. Der Benutzer hakt an, was auf die Rechnung soll, und daraus wird eine Rechnung erstellt – zunächst zur Überprüfung. So sieht er das Ergebnis, bevor irgendetwas endgültig ist, und kann gezielt dort nachbessern, wo es nötig ist. Kein Hangeln von Maske zu Maske, kein Zurückspringen, kein Suchen. Stattdessen: auswählen, prüfen, fertig. Ehrlich gesagt halten wir das nicht einmal für eine besondere Innovation. So etwas sollte heutzutage mindestens State of the Art sein. Umso erstaunlicher, wie viele Systeme es immer noch anders machen.
das system darf komplex sein. die bedienung nicht.
Am Ende steht in beiden Beispielen dasselbe im System wie beim klassischen Weg: Der Wareneingang ist gebucht, die Rechnung ist erstellt. Der Weg dahin könnte aber unterschiedlicher kaum sein. Im einen Fall sind Wareneingang und Rechnungsstellung lästige Pflichtaufgaben, die sich stapeln, sobald viel los ist. Im anderen Fall sind sie schnell erledigt – und die Mitarbeitenden in Lager, Einkauf und Verwaltung haben Zeit für das, wofür man wirklich ihre Erfahrung braucht. Genau das meinen wir, wenn wir sagen: Das System darf komplex sein. Die Bedienung nicht.
entwickelt aus der praxis
Solche Funktionen entstehen bei uns nicht am Reißbrett. Sie entstehen im Austausch mit unseren Kunden, dort, wo auffällt, dass jeden Tag Zeit verloren geht, die niemand verlieren müsste. Wareneingang und Rechnungserstellung sind nur zwei Beispiele. Die Frage, die wir uns bei jeder Weiterentwicklung stellen, bleibt immer dieselbe: Was muss der Mensch wirklich selbst entscheiden – und was kann die Software übernehmen? Sie haben in Ihrem Betrieb auch so einen Prozess, bei dem Sie jedes Mal denken: „Das muss doch einfacher gehen"? Dann sprechen Sie uns an. Gut möglich, dass daraus unsere nächste Funktion wird.